多くの企業から注目されるコミュニケーションスキルの１つがファシリテーションです。ファシリテーションとは、会議などで参加メンバーの発言を促し、多様な意見を瞬時に理解・整理しながら、重要なポイントを引き出し、議論を広げ、最後には議論を収束させ合意形成をサポートする技術です。
ファシリテーションを行うためにはどんなスキルが必要なのか。ファシリテーションスキルを細かく分析しつつ、効果的なスキルアップ法について解説します。
ファシリテーションスキルの分析
ファシリテーションスキルは、それぞれ場面ごとに「会議前の勝負」と「会議中の勝負」に分かれます。
会議前の勝負
会議前の勝負とは、「議題決め」「参加者の選定」「宿題の設定」です。ファシリテ―ションを行うファシリテーターは、あらかじめ会議の目的とゴールを絞り、それに合った参加者を選ぶ必要があります。また、議論の進め方についてもあらかじめ検討しておく必要があるでしょう。
場合によっては、参加者の時間を無駄にしないよう、事前に宿題を提示し、会議本番で全員が意見を出しやすいように仕掛けておく必要があります。このように事前に段取りを組んでおくことで、参加者の目的意識が高まり、会議当日のファシリテーションがしやすくなります。
会議中の勝負
会議中の勝負では、「質問」「受容」「発信」のスキルが問われます。参加者の意見を引き出し、議論を活性化させるためには、質問は不可欠です。また、どんな意見であっても頭ごなしに否定せず、趣旨を理解し、論点を整理しながら受け止めていく受容の姿勢も問われます。
受容の姿勢は、発言だけではなく、非言語の部分にも表れます。発言者とのアイコンタクトやうなづき、相づち、メモを取るといった振る舞いをすることで、参加者は自分の話を熱心に聞いてもらえていると感じます。そのため、より活発に意見が交わせるようになるのです。
とはいえ、議論を広げていくばかりでは、時間内に会議がまとまりません。タイムマネジメントをしながら、場の流れを仕切り、全員の論点を押さえながら自らも意見を述べ、議論をまとめていく発信力も必須です。
まとめると、ファシリテーターにはリーダーシップや段取り力に加え、右脳的な話す力・聴く力や左脳的な分析力・論理的思考力も求められます。これらのスキルを駆使することで、場の雰囲気や議論の流れを統括し、会議にかかる人や時間のコストを最適化できるのです。
ファシリテーションスキルの磨き方
ファシリテーションとは、総合的なコミュニケーションスキルを要する技術です。一朝一夕では身につかないスキルのため、各々が意識して実践を重ね、PDCAを回していく必要があります。
ファシリテーションスキルを磨くための手法として、主な方法は以下の5つです。
- ファシリテーションの書籍を読む
- 専門のトレーニングや研修を受ける
- 議論・対話の場数を増やす
- 適切なツールやルールを活用し、再現性をもたせる
- 実践ごとに振り返りの時間を設け、改善する
この中で特に重要なのは、4つ目と5つ目に挙げた「ツールやルールによる再現性の確立」と「振り返りと改善」です。ファシリテーションスキルはどうしても属人的になりやすく、参加者の構成次第で場の進行が上手くいったりいかなかったりするという欠点があります。
この課題を解決するためには、参加者全員のスキルアップはもちろんのこと、誰がどんな目的の会議に参加していたとしても、ファシリテーションできるような仕組みづくりが期待されます。そこで役立つのが、ツールとルールです。
「このルールを採用することで参加者の時間意識を高められる」「参加者がアイデアを発言しにくい空気があるときはこのツールを使う」といった風に、個々のスキルに頼りすぎないやり方を全員が知っていれば、ファシリ―ションに再現性を持たせやすくなります。
また、素晴らしい書籍やトレーニング・研修から学び、どれだけ実践を繰り返したとしても、社員一人ひとりが振り返りと改善の習慣を持っていなければ、ファシリテーションスキルはなかなか定着しません。
そこで、マーキュリッチの「会議ファシリテーション研修」では、「毎回の会議で１ｍｍでも良いから前回よりも良くすること」「そのために会議ごとの反省を次に活かすこと」の重要性を徹底的にお伝えしています。
こういった仕組みづくりやマインドセットの強化により、会議そのものの生産性向上はもちろんのこと、リーダーとなる人材が育ち、会社組織の競争力強化が実現できるのです。
マーキュリッチの会議ファシリテーション研修
マーキュリッチは創業から20年以上、プレゼンテーション等のコミュニケーション指導を中心に教育・コンサルティングを行ってきました。そのノウハウを活かし、企業の管理職や一般社員向けに、会議ファシリテーション研修も実施しています。
マーキュリッチの会議ファシリテーション研修の最大の特徴は、ファシリテーターだけではなく、会議参加者も育成することにあります。「ファシリテーションが出来る人材は、プレイヤーとしても存在価値が上がる」を念頭に、会議の活性化を自分事として捉えられるマインドや再現性のある会議の進め方まで幅広く指導し、貴社の成長に貢献いたします。
研修での学びが一時的なヒートアップで終わらないよう、事後課題まできめ細かくフォローし、一人ひとりが分析眼を持って自らPDCAを回しながらスキルアップできる体制を作る。それがマーキュリッチの研修スタイルです。
「ファシリテーション研修をしているのに会議の質がなかなか改善しない」という課題に直面されている企業様はまず私どもにご相談下さい。貴社の課題に合わせて、最適なご提案をさせて頂きます。
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