仕事の効率化を図るために30％ルールを自分に課す
「提案書や資料を作成する際に、いつも時間がかかりすぎて困っている。何とか効率化が図れないものだろうか？」
みなさんの中にも、そんな悩みを抱えている方は多いかと思います。
そこでオススメしたいのが、私自身が実践している「30％ルール」です。
私の仕事では、クライアント企業に出向いてヒアリングを行う場面が少なからずあります。
ヒアリングを通じてクライアントの状況や課題、ニーズを引き出し、解決策を考え、それを提案書の形で提出する。
私はこの提案書の作成を、ヒアリング直後に何とか時間を取って、全体の30％を終わらせるように心掛けています。
これが「30％ルール」です。
ヒアリングはかなりの集中力を要しますから、その直後は疲労困憊していることが多い。
ですから本当はできるだけ頭を使わない楽な作業に逃げたくなるのですが、そこは自らに鞭打って頑張ります。
なぜなら人間の記憶は１日の間に急激に落ちてしまうから。
日にちを空けてから提案書の作成にいざ取り組もうとしても、思い出し作業から始めなくてはいけなくなり、そのぶん余計な時間とエネルギーがかかってしまいます。
結果的にそっちの方がよっぽどしんどいからなのです。
30％というのは、提案書でいえば手書きで骨子を書くぐらいに相当します。
この骨子さえその日のうちに作っておけば、あとの作業が非常に楽になります。
骨子を見ながら、PowerPointにどんどん打ち込んでいくことができるからです。
また骨子を作ることによって、提案書のボリュームや難度も把握できるため、「これはその後の作業に５時間程度は必要だな」というふうに、その後のスケジュールも立てやすくなります。
多少しんどくても、その日のうちに頑張って30％を終わらせることが、効率化のカギを握るわけです。
先延ばししそうになったときには3％ルールを適用する
また私は「30％ルール」とは別に、「3％ルール」というルールも取り入れています。
仕事の中には「締め切りも近づいてきたし、そろそろ始めなくてはいけないな」と思いながらも、何となく億劫になって、ずるずると先延ばししてしまう類いのものがあります。
こんなとき私は3％ルールを適用します。
例えばWordで10ページ前後の書類を作成しなくてはいけないとします。
このうちの3％はどれぐらいかというと、書類作成に備えて必要な資料を一式用意するぐらいの作業量に該当します。
これだけのことができたら、「今日の最低限の目標は達成できた」ということで、自分を満足させるようにするのです。
この3％ルールは、精神的なエネルギーが相当落ちているときや、苦手な仕事に取り組むときに有効です。
「いやだな、やりたくなくないな」という気持ちを抑えて、とにかく3％だけやってみる。
するとヒトの脳は『作業興奮』といって、作業をしているうちにやる気スイッチが入ることがあります。
こうなればしめたもの。
ノッテきたら3％と言わず、20％でも30％でも仕事を進めていけばいい。
仮に作業興奮が起きなかったとしても、3％ルールは達成しているわけだから、それで良しとする。
少なくとも「今日も仕事を先延ばししてしまった」という後悔は味わわなくて済みます。
そうやってまた次の日も3％ルールを自分に課して、最低限のことだけは取り組んでいるうちに、いずれスイッチが入るときがやってきます。
一番悪いのは、何もしないままに先延ばししてしまうことです。
仕事の効率化を図るための30％ルールと、仕事を先延ばししないための3％ルールを、みなさんも取り入れてはいかがでしょうか？
マーキュリッチ代表取締役西野浩輝
「人は変われる！」をモットーに年間150日の企業研修をおこなう教育のプロフェッショナル。トップセールス・経営者・外資系勤務など、これまでの自身の経験を活かして、グローバルに活躍できるプレゼンター人材の輩出に取り組んでいる。
